San Luis Beach House en San Andrés, Web oficial

Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO

La presente Política documenta la forma en que Hotel San Luis Beach House / SAN LUIS VILLAGE S.A.S. (HOTEL SAN LUIS) identificada con NIT. 900.308.868-4, actuando como Responsable de la información, realiza el Tratamiento de los datos personales de sus funcionarios, clientes, usuarios/visitantes de sus páginas web, proveedores y contratistas, aliados y terceros en general.

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas.
Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural obligando a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a adoptar una política de protección de datos personales.

HOTEL SAN LUIS está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
2. ALCANCE

Esta Política regula todos los procesos organizacionales del HOTEL SAN LUIS que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, y busca informar en general a todas las personas que hayan entregado, o que en el futuro entreguen sus datos personales al HOTEL SAN LUIS, sobre la Política que le es aplicable a todas las bases de datos y datos personales en ellas contenidos.

Esta Política se elaboró con base en las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos reglamentarios compilados en el Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del sector Industria, Comercio y Turismo.
3. MARCO JURÍDICO
El siguiente es el marco jurídico que regula el tratamiento de datos personales en la República de Colombia.
a) Constitución Política de Colombia, artículo 15.
b) Ley 1266 de 2008.
c) Ley 1581 de 2012.
d) Decreto 1727 de 2009.
e) Decreto 2952 de 2010.
f) Decreto 1377 de 2013.
g) Decreto 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo.
h) Decreto 2157 de 2021.
i) Cualquier norma que derogue, complemente, modifique o adicione la legislación vigente en materia del ejercicio del derecho de Habeas Data y protección de datos personales.
4. BASES DE DATOS

HOTEL SAN LUIS almacena los datos personales que recopila para las finalidades mencionadas en esta Política y en las respectivas autorizaciones, en bases de datos físicas y/o digitales, las cuales se encuentran identificadas dentro de un inventario interno generado en cumplimiento del Principio de Responsabilidad Demostrada.

Al ser un sujeto obligado bajo lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio, HOTEL SAN LUIS realizará el registro de las bases de datos sobre las cuales actúa como Responsable del Tratamiento ante el Registro Nacional de Bases de Datos, así como los reportes mensuales, semestrales y/o anuales que sean requeridos.

Las bases de datos, al igual que la información contenida en estas, estarán disponibles de acuerdo con la ejecución de las actividades para la cual fueron recopiladas, y en atención a los parámetros de tratamiento y almacenamiento informado en esta política de privacidad.

5. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por HOTEL SAN LUIS dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política para el manejo y Tratamiento de Datos Personales de HOTEL SAN LUIS, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales por parte de la compañía.
El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de que HOTEL SAN LUIS no se encuentre en la capacidad de poner a disposición del público esta Política;

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos del HOTEL SAN LUIS, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato personal Público: Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Son considerados como datos públicos, entre otros, los datos relativos al registro civil de las personas, a su profesión u oficio y/o a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su titular.

• Dato personal semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la persona titular de la información y a un cierto sector o grupo de personas.

• Datos personal sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Oficial de Protección de Datos Personales: Área o persona de la organización encargada de la función de protección de datos personales.

• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: Se presenta cuando el Responsable, ubicado en Colombia, envía información personal a un tercero receptor, ubicado dentro o fuera del país, y que a su vez es Responsable del Tratamiento de dicha información.

• Transmisión: Se presenta cuando el Responsable del Tratamiento ubicado dentro o fuera del país, comparte información personal para su Tratamiento por parte del Encargado del Tratamiento ubicado dentro o fuera del país.

6. PRINCIPIOS

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

La finalidad de las bases de datos del HOTEL SAN LUIS está establecida por la normatividad vigente y/o las necesidades de operación de la compañía.

Los datos recopilados no serán utilizados para fines diferentes a los establecidos en la autorización otorgada por el Titular y/o para aquellos legal y contractualmente autorizados;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.

En el evento que los datos sean capturados por el HOTEL SAN LUIS se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad del tratamiento de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad del tratamiento de los mismos;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso;

f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido de los datos a sus Titulares o a terceros autorizados;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento.

7. DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: HOTEL SAN LUIS VILLAGE S.A.S.
Domicilio o dirección: Avenida Circunvalar Sound Bay No. 71 – 27, en San Andrés Isla, Colombia
Correo electrónico: protecciondedatossanluis@oxohotel.com
Teléfono: 316 2379158
Página web: www.oxohotel.com

8. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

SAN LUIS VILLAGE S.A.S. realiza el Tratamiento de la información personal con el principal objetivo de cumplir con sus funciones, actuando siempre de acuerdo a las finalidades previstas en la Ley que regula su funcionamiento, en esta Política y en las autorizaciones otorgadas de forma previa y expresa por los Titulares de la información.

Para llevar a cabo dichas finalidades, SAN LUIS VILLAGE S.A.S. puede recolectar, usar, compartir y almacenar la información personal de los Titulares.

En todo caso, de ser necesario, al momento de recolección de datos personales por parte de SAN LUIS VILLAGE S.A.S., las finalidades para el Tratamiento específico serán informadas al Titular de forma previa al otorgamiento de su autorización.

8.1. TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS

Es posible que SAN LUIS VILLAGE S.A.S. realice el Tratamiento de datos personales de naturaleza pública sin contar con la autorización previa del Titular, recopilándolos de registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas.

Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

8.2. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN LA ACTIVIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN DE HOTELES

SAN LUIS VILLAGE S.A.S. podrá utilizar la información personal con el fin de ofrecer un servicio adecuado a las necesidades de los hoteles cuya administración y operación le ha sido confiada, lo anterior dentro del marco contextual de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

8.3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN LA ACTIVIDAD COMERCIAL Y DE MERCADEO:

SAN LUIS VILLAGE S.A.S. podrá utilizar la información personal recopilada, así como la recibida por parte de los hoteles administrados para:

a) Ofrecer a los titulares de la información boletines informativos, promociones y ofertas especiales, así como para compartirle otros mensajes de mercadeo tales como encuestas, sorteos y concursos.
b) Almacenarla en las bases de datos físicas y/o digitales de SAN LUIS VILLAGE S.A.S.
c) Realizar prospección comercial y análisis de preferencias comerciales.
d) Realizar gestión administrativa.
e) Ofrecimiento de bienes y servicios.
f) Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o mantenerlos para dar cumplimiento a obligaciones legales en materia de archivo de información.
g) Atender las peticiones, quejas y/o reclamos, así como los requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.
h) Realizar envío por medios digitales, físicos o mensaje de datos, comunicaciones y publicidad de SAN LUIS VILLAGE S.A.S.

Las comunicaciones pueden realizarse a través de correo electrónico, correo físico, anuncios en línea, llamadas telefónicas, mensajes de texto (incluso SMS y MMS), y otros.

Toda esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de SAN LUIS VILLAGE S.A.S., y su tratamiento se realizará:

i. Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o
ii. Por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o
iii. Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables y de archivo en cabeza de SAN LUIS VILLAGE S.A.S.

8.4. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE CANDIDATOS Y FUNCIONARIOS

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se da inicio al proceso de selección y/o se formaliza la vinculación laboral, se recolectan y almacenan datos personales de los candidatos interesados en trabajar en SAN LUIS VILLAGE S.A.S., y/o de sus funcionarios.

Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información y es tratada conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas, dentro de las que se encontrarán las siguientes:

a) Llevar a cabo procesos de promoción y selección de personal;
b) Verificar los datos relativos al nivel de estudio y experiencia laboral con las referencias laborales y personales entregadas por el mismo titular de la información y/o mediante fuentes públicas y/o privadas;
c) Realizar pruebas psicotécnicas, pruebas de conocimiento, estudios de seguridad, visitas domiciliarias, exámenes médicos y demás actividades dirigidas a validar el perfil del candidato;
d) Llevar a cabo los procesos y las actividades relativas a la contratación y manejo de relaciones laborales;
e) Capacitar a los funcionarios;
f) Realizar investigaciones administrativas y/o disciplinarias cuando a ello haya lugar;
g) Cumplir con las obligaciones legales en materia de afiliaciones al sistema de seguridad social, contables y archivo de información;
h) Compartirlos con terceros encargados del tratamiento para el ejercicio de estas mismas finalidades autorizadas por el titular de la información.
Esta información será almacenada de forma física y/o digital en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de SAN LUIS VILLAGE S.A.S., y su tratamiento se realizará:
i. Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o
ii. Por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o
iii. Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables y de archivo en cabeza de SAN LUIS VILLAGE S.A.S.

6.5. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se formaliza la vinculación de proveedores y contratistas, se recolectan y almacenan datos personales de los proveedores que prestan sus servicios a SAN LUIS VILLAGE S.A.S.

SAN LUIS VILLAGE S.A.S. utiliza la información personal recopilada particularmente de sus contratistas con el fin realizar actividades relacionadas con los procesos de gestión humana y nómina, gestión de control de sus actividades diarias dentro de la compañía, así como cumplir con los pagos y obligaciones legales, contables y de registro.

Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información o sus representantes legales, y es tratada conforme la presente Política dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas.

En caso de que los datos de proveedores y contratistas correspondan a personas jurídicas, no obstante, estos no son considerados como datos personales bajo la legislación nacional, serán tratados por SAN LUIS VILLAGE S.A.S. bajo todas las medidas de seguridad y confidencialidad.

Los proveedores y contratistas al autorizar por cualquier medio el uso de su información, aceptan que SAN LUIS VILLAGE S.A.S. utilice, conserve, transfiera, recolecte, almacene y utilice su información con el objeto de:

a) Realizar todas las actividades relativas a la selección, contratación y evaluación de proveedores;
b) Ingresar su información a la base de datos de proveedores de SAN LUIS VILLAGE S.A.S.;
c) Verificar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial, y/o de mantener una relación vigente;
d) Verificar la información suministrada por los proveedores y contratistas, potenciales y/o contratados, ante centrales de riesgo, fuentes privadas y/o públicas, y demás listas que se considere pertinente para comprobar su idoneidad;
e) Ejecutar y/o dar cumplimiento a las obligaciones contractuales.
f) Cumplir las obligaciones legales en materia contable y de archivo de información.
g) Entregar información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran.
h) Dar soporte en procesos de auditoría externa e interna.
i) Compartirlos con terceros encargados del tratamiento para el ejercicio de estas mismas finalidades autorizadas por el titular de la información.
Esta información será almacenada de forma física y/o digital en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de SAN LUIS VILLAGE S.A.S., y su tratamiento se realizará:

a) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o
b) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o
c) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables y de archivo en cabeza de SAN LUIS VILLAGE S.A.S.

6.6. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN LAS ACTIVIDADES DE ATENCIÓN AL CLIENTE
Para el proceso de Servicio al Cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos SAN LUIS VILLAGE S.A.S. recolecta y almacena información personal de sus clientes / clientes potenciales y terceros en general.

La información recibida por la compañía es entregada por los titulares de la información y será tratada conforme a la presente política, dentro del marco contextual de ley 1581 de 2012 y de la ley 1755 de 2015 (regulatoria del derecho fundamental de petición) y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información, siendo estas las siguientes:

a) Dar trámite a la petición, queja o reclamo
b) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones
c) Generar reportes semestrales en atención a las obligaciones legales que deben ser cumplidas por SAN LUIS VILLAGE S.A.S.
d) Conservarla para fines estadísticos, históricos o de control
Esta información será almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan.

6.7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

SAN LUIS VILLAGE S.A.S., en el normal desarrollo de sus operaciones, no realiza el Tratamiento de datos sensibles; sin embargo, en caso de ser imperativo hacerlo (como lo es el tratamiento de incapacidades médicas de sus funcionarios y contratistas), contará con las autorizaciones correspondientes, previo a haber informado al Titular: i) Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles. ii) Que es facultativo responder a preguntas que versen sobre datos sensibles. iii) Los datos sensibles objeto de tratamiento. iv) El tratamiento y las finalidades del mismo.

Esta información será almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y/o la obligación legal de mantener el almacenamiento de dichos datos se mantenga, bajo el entendido que SAN LUIS VILLAGE S.A.S. no podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente.

6.9. TRATAMIENTO DE IMÁGENES FOTOGRÁFICAS O DE VIDEO
SAN LUIS VILLAGE S.A.S. como parte de sus actividades de bienestar y marketing realiza la toma de fotografías y/o de videos de sus funcionarios y/o clientes.

Estas imágenes son recopiladas previa autorización expresa del titular de la información, o del representante legal en caso de que el titular sea menor de edad, para que recopile, use, almacene en sus bases de datos físicas y/o digitales, y en general realice el tratamiento de mi imagen fotográfica y/o de video, con el fin de:

a. Utilizarla en campañas comerciales y/o publicaciones, redes sociales, boletines, comunicaciones internas o externas, medios de comunicación, obras fotográficas, audiovisuales o piezas publicitarias, o a través de cualquier otro medio conocido o por conocerse con fines informativos, publicitarios e institucionales, tanto en medios impresos como digitales.
b. Reproducirla por diversos medios internos o externos, físicos o digitales.
c. Compartirla con terceros proveedores o aliados, ubicados dentro o fuera del territorio colombiano, con el fin de dar cumplimiento a las finalidades mencionadas en los puntos anteriores.
d. Atender peticiones, quejas y/o reclamos; así como requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.
e. Almacenarla para fines de control e históricos

Se entiende por “imagen” la figura total, fisionomía del cuerpo y/o cara y/ o cualquier otra característica física que permita establecer mi identidad.

Estas imágenes serán almacenadas en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y/o las obligaciones relacionadas con el control de actividades efectuadas se mantenga.

6.9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

SAN LUIS VILLAGE S.A.S. normalmente no captura o trata datos de menores de edad. Sin embargo, en caso de llegar a hacerlo y en cumplimiento con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, dispondrá de todas las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.

De esta forma, en caso de que se deba obtener información que verse sobre niños o niñas menores de edad, su suministro por parte del representante legal o acudiente de dicho menor de edad será facultativo.

SAN LUIS VILLAGE S.A.S. se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en su concepto puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

6.10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES USUARIOS PÁGINA WEB
SAN LUIS VILLAGE S.A.S. recolecta mediante los canales de contacto dispuestos en su página web www.oxohotel.com datos personales de quienes se encuentran interesados en establecer un contacto con SAN LUIS VILLAGE S.A.S. Estos canales se encuentran compuestos de un formulario de registro y recopilación de datos personales, así como de un checkbox de autorización mediante el cual los titulares de la información entregan a SAN LUIS VILLAGE S.A.S. su consentimiento para que sus datos personales sean tratados.

Estos datos serán revelados al titular de la información, a terceros contando con la expresa autorización del titular para el efecto, o cuando una Autoridad Competente los solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos estos datos personales son:

a) Dar trámite a la petición, queja o reclamo incluido en el mensaje del formulario de contacto web;
b) Enviar información de SAN LUIS VILLAGE S.A.S., de empresas aliadas, o la que sea considerada de su interés, con fines comerciales y de mercadeo, vía correo electrónico, mensajes de texto (SMS), herramientas de mensajería instantánea o telefónicamente al teléfono de contacto suministrado.
c) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.
d) Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentos se refiere.
e) Realizar encuestas de conocimiento y satisfacción del servicio prestado.
Esta información será almacenada de forma digital en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de SAN LUIS VILLAGE S.A.S., y su tratamiento se realizará:
a) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o
b) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación entre el/los titulares de la información y SAN LUIS VILLAGE S.A.S.; y/o
c) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en cabeza de SAN LUIS VILLAGE S.A.S. que dieron origen a la recopilación, almacenamiento y tratamiento de estos datos personales; entre otros, en materia contable, tributaria, comercial y/o de archivo de información.

6.11. TRATAMIENTO POR PARTE DE ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
SAN LUIS VILLAGE S.A.S. en ejercicio de su objeto social puede apoyarse en terceros que colaboran con el desarrollo de sus actividades, y en esa medida los instruirá para que la recolección y tratamiento de la información personal, cualquiera que esta sea, esté siempre precedida de todas las autorizaciones pertinentes y cuente con todas las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias de acuerdo con su naturaleza.

Sin embargo en caso de incumplimiento de las obligaciones por parte de esos terceros la obligación no será asumida por la compañía, quien actúa como un tercero de buena fe, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para tratar la información de acuerdo con las finalidades para las que le es entregada y mantienen los datos sobre los que actúa como Encargado del tratamiento bajo especiales medidas de seguridad y confidencialidad, de acuerdo con las directrices legales y contractuales.

6.12. INFORMACIÓN DE TERCEROS.

La información recibida por SAN LUIS VILLAGE S.A.S. a través de fuentes como, hoteles administrados, aliados comerciales y terceros en general será recolectada teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012 y demás normas que reglamentan esta materia. Así mismo, el uso dado a esta información estará dentro de las finalidades autorizadas por sus titulares y la actividad propia de SAN LUIS VILLAGE S.A.S.

Si el tercero proporciona a THE BLOCK o sus proveedores de servicios, información personal relativa a otras personas, ese tercero declara que tiene la autoridad de hacerlo y permite utilizar la información de conformidad con esta Política de Privacidad.

Por otra parte, la página de internet, mensajes o documentos de SAN LUIS VILLAGE S.A.S. puede contener información o enlaces a sitios de terceros. En tal caso SAN LUIS VILLAGE S.A.S. no será garante por la recopilación, el uso, el mantenimiento, la distribución ni la divulgación de datos e información por parte de dichos terceros. Si el titular proporciona información en sitios de terceros y utiliza dichos sitios, se aplicarán la política de privacidad y los términos de uso de dichos sitios.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

En cada caso de recolección de información personal por parte de SAN LUIS VILLAGE S.A.S., las finalidades para el tratamiento específico serán informadas al titular de la información de forma previa al otorgamiento de su autorización. Sin embargo, todas las finalidades estarán enmarcadas dentro de las siguientes:

● Proporcionar servicios como operador hotelero;
● Actividades de mercadeo y publicidad incluyendo ofertas promocionales, encuestas periódicas de satisfacción del cliente, de investigación de mercado, actividades de prospección comercial y creación de perfiles de clientes;
● Envío de información acerca de los productos, servicios, promociones, eventos, premios, alianzas y ofertas, de los hoteles que son operados por SAN LUIS VILLAGE S.A.S.
● Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con funcionarios, colaboradores o contratistas que SAN LUIS VILLAGE S.A.S. pueda tener con los titulares de datos personales;
● Actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos suministrados por el candidato, aplicación de pruebas sicotécnicas y de conocimiento;
● Actividades laborales y de bienestar social con los colaboradores;
● Atención y trámite a peticiones, quejas, consultas y reclamos formuladas por clientes actuales o potenciales;
● Actividades como la gestión contable y financiera en cuanto a los proveedores titulares de información.
En ningún caso SAN LUIS VILLAGE S.A.S. enajenará o entregará esta información a un tercero, diferente a:

● Hoteles operados que la requieran para el adecuado desarrollo de sus actividades;
● Prestadores de servicios hoteleros por cuenta de SAN LUIS VILLAGE S.A.S.
● Prestadores de servicios a favor de SAN LUIS VILLAGE S.A.S.
Es de anotar que la información no será compartida con estos terceros a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de administración hotelera, transmisión o transferencia de los datos. SAN LUIS VILLAGE S.A.S. podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base en los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

En concordancia con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que tiene el Titular de los datos personales son los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, los cuales se encuentran contenidos en las bases de datos de la compañía.
• Conocer mediante previa solicitud el tratamiento que se dará a sus datos personales.
• Solicitar la respectiva prueba de autorización de uso de sus datos personales.
• Revocar total o parcialmente la autorización de usos de sus datos personales.
• Elevar sus quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por incumplimientos en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el respectivo trámite ante el Responsable del Tratamiento.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición dl HOTEL SAN LUIS, la cual, para el efecto podrá mantener mecanismos de validación de la información.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

10. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

HOTEL SAN LUIS como Responsable del Tratamiento deberá cumplir con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política;

p. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal:

q. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

r. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

11. TRÁMITE DE CONSULTAS

La compañía garantizará el derecho de consulta, informando a los titulares toda información contenida en su registro y que este directamente relacionada con sus datos personales, previa acreditación de su identidad o de su representante.

Para la atención de solicitudes de consulta, el HOTEL SAN LUIS ha dispuesto de los siguientes canales:

a. Línea de atención: 316 2379158
b. Correo Electrónico: protecciondedatossanluis@oxohotel.com
c. Directamente en las instalaciones administrativas ubicadas en la Avenida Circunvalar Sound Bay No. 71 – 27, en la San Andrés Isla, Colombia.

Las consultas independientes del medio utilizado, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro del término mencionado con anterioridad, se informará al titular antes del vencimiento del tiempo establecido, dando a conocer los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
12. TRÁMITE DE LAS RECLAMACIONES O QUEJAS

Los titulares que consideren que la información contenida en las bases de datos del HOTEL SAN LUIS debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando se identifica incumplimiento a los deberes definidos dentro de la Ley 1581 de 2012, podrán presentar la respectiva queja ante la compañía, mediante los siguientes canales:
a. Línea de atención: 316 2379158
b. Correo Electrónico: protecciondedatossanluis@oxohotel.com
c. Directamente en las instalaciones administrativas ubicadas en la Avenida Circunvalar Sound Bay No. 71 – 27, en la San Andrés Isla, Colombia.

Para el trámite de las Quejas se realizará el siguiente procedimiento:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al HOTEL SAN LUIS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte del HOTEL SAN LUIS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

• MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet, Sitios Web, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o verificación.

La autorización será emitida por la compañía y puesta a disposición del titular e informará al mismo, lo siguiente:
- El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños o adolescentes.
- Los derechos que le asisten como titulares previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
- La identificación, dirección física o electrónica del HOTEL SAN LUIS

• AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
- La autorización debe ser explícita.
- Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información a menos que la misma sea absolutamente necesaria para la prestación de los servicios de HOTEL SAN LUIS.
- Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y las finalidades del tratamiento.

• CASOS EN LOS CUALES NO ES REQUERIDA LA AUTORIZACIÓN.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En todo caso, el tratamiento de los datos personales que no requieran de una autorización previa se realizará en cumplimiento de todas las disposiciones contenidas en la ley.

• REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:

Los titulares podrán revocar el consentimiento de uso y tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria puede ser parcial o total, motivo por el cual el alcance de la revocatoria debe ser aclarado por parte del titular en el momento de solicitar la misma.

• AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS DE LOS MENORES DE EDAD

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

- La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar al menor. El representante del menor deberá garantizar el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
- Se debe notificar que esta información es de respuesta facultativa.
- El tratamiento debe respetar el interés superior del menor y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

14. SOLICITUD DE AUTORIDADES JUDICIALES O ADMINISTRATIVAS.

Para el suministro de información a autoridades judiciales o administrativas se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011:

• La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
• En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos.
• La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

15. BASES DE DATOS

En caso de ser un sujeto obligado bajo lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio, el HOTEL SAN LUIS realizará el registro de las bases de datos sobre las cuales actúa como Responsable del Tratamiento ante el Registro Nacional de Bases de Datos, así como los reportes mensuales, semestrales y/o anuales que sean requeridos.

16. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente en materia de privacidad y protección de datos personales, el HOTEL SAN LUIS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

De manera especial, todos los empleados, contratistas y Encargados del HOTEL SAN LUIS que intervengan en la utilización de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligados en todo tiempo a garantizar la reserva de la información.

17. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con el Título VIII de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

- Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Se debe tener en cuenta que, en los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales.